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Grundsätzliche Begrifflichkeiten die es einem erleichtern sich in der Buchhaltungs-Welt zurecht zu finden
"Wer Begriffe kennt und versteht, der gewinnt"
Was sind Betriebsausgaben?
Die gesetzliche Definition des Begriffs finden sie in § 4 Abs. 4 EStG: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“
Zu den Betriebsausgaben gehören alle Ausgaben, die mit ihrer Firma in einem direkten Zusammenhang stehen. Sie können aus tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Gründen veranlasst worden sein. Die Kosten oder Aufwendungen für ihren Betrieb werden zunächst nicht danach bewertet, ob sie üblich, angemessen, notwendig oder zweckmäßig sind. In erster Linie zählen sie als Aufwand.
Wenn sie durchlaufende Posten in ihrer Firma haben (Beträge, die sie nur für Dritte einnehmen und weiterleiten), dann sind diese für die Ermittlung deines Gewinnes unerheblich. Denn es handelt sich dabei weder um ihre Betriebseinnahmen noch ihre Betriebsausgaben. Geld und Sachwerte sind laut dem EStG steuerlich abzugsfähig. Und am Ende müssen sie ihre Betriebsausgaben von ihren Betriebseinnahmen abziehen. Durch den verringerten Gewinn reduzieren sie im Endeffekt auch ihre Steuer.
Was ist eine Betriebsausgabenpauschale?
Pauschalen gibt es nur für bestimmte Berufsgruppen
Alle beziehungsweise nur die Aufwendungen, die auch tatsächlich durch ihren Betrieb veranlasst sind, wie § 4 EStG vorschreibt, sind Betriebsausgaben. Also Ausgaben im Zusammenhang mit ihrem Gewerbebetrieb, ihrer selbstständigen Arbeit oder Land- und Forstwirtschaft. Besonders als Freiberufler müssen sie ganz genau aufpassen, wie sie ihre Betriebsausgaben und die privaten Ausgaben trennen. Jetzt die schlechte Nachricht: es gibt keine gesetzlichen Pauschalen für Betriebsausgaben. Ausnahmen davon bilden nur ein paar wenige Berufsgruppen. Diese dürfen dann einen Prozentsatz oder einen Maximalbetrag dafür ansetzen.
Berufsgruppen und Höchstgrenzen
Zu diesen Gruppen gehören:
Tagesmütter oder Tagespflegepersonen, die 300 Euro monatlich von ihren Einnahmen absetzen dürfen. Dieser Betrag gilt bei einer täglichen Betreuungszeit von 8 Stunden pro Tag und muss bei einer kürzeren Betreuung entsprechend reduziert werden.
Selbstständige Hebammen, die 25% bis max. 1.535 €/Jahr ansetzen dürfen.
Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller, die bis zu 30% als Pauschale ansetzen dürfen. Höchstgrenze ist dabei 2.455 € jährlich.
Nebenberuflich selbstständige Personen in künstlerischer, schriftstellerischer, wissenschaftlicher, vortragender oder lehrenden Tätigkeit nach § 3 Nr. 26 EStG. Wenn sie zu dieser Gruppe zählen, können sie maximal 25% ihrer Einnahmen geltend machen. Höchstgrenze dabei ist 614 € jährlich.
Wenn sie zu diesem Personenkreis gehören, können sie sich in der Infobroschüre bzw. Richtlinie vom Bundesfinanzministerium (Einkommensteuer-Richtlinien und Hinweisen dazu) informieren, die sie auf der Webseite des BMF finden. Daneben gibt es noch eine Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG von bis zu 2.400 Euro/Jahr und eine Ehrenamtspauschale von max. 720 Euro pro Jahr nach § 3 Nr. 26a EStG. Da sich die Beträge aber auch ändern können, empfiehlt es sich, diese immer wieder im Gesetz zu prüfen. Wobei wir sie dabei unterstützen, wenn sie das wünschen. Denn wir sind immer mit der aktuellen Rechtslage vertraut!
Solltest sie nachweislich höhere Ausgaben haben, dann müssen sie diese dem Finanzamt entsprechend nachweisen, ohne die Pauschale anzusetzen. Wenn sie nicht zu dieser Personengruppe zählen, dann gibt es für sie keine Pauschalen. Stattdessen müssen sie ihre Ausgaben nach den gesetzlichen Vorschriften gegenüber dem Finanzamt belegen.
